Primeros pasos para planificar en las pymes y empresas familiares. Artículo de Luciano Corbella, Amalia Fensore y Julián Viegas en diario 9 de Julio

En un reciente artículo que publicamos en éstas columnas, mencionamos que cuando se habla que las Pymes y empresas familiares deben planificar para asegurar su subsistencia y crecimiento, se escucha que está acción es para las grandes corporaciones y que una empresa de menor tamaño no puede planificar y más bien actúa reaccionando a los estímulos que recibe día a día.

Se resaltó que la planificación ayuda a trazar un rumbo, que se puede realizar en cualquier empresa, tenga el tamaño que tenga, e implica anticipar los resultados que se desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado.

Para comenzar, se podrían definir un conjunto de indicadores críticos cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa.

El método de trabajo comienza identificando como áreas clave a aquellos temas relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impediría el progreso, aun cuando el resultado de todas las demás áreas fuera bueno.

Como un ejercicio inicial para una planificación en general debería abarcar, aunque sea de manera muy simplificada las siguientes áreas:

• Planificación de Ventas: en este caso se planifica las ventas del próximo año abiertas por mes y por producto, se fija un responsable por las ventas de cada producto y mensualmente se contrasta lo planificado contra la realidad, se ve que productos se vendieron más de lo planificado, cuales menos, porque y que acción tomar para subsanar la situación. También de cada producto se indica si se cobra en efectivo o a plazo, con cheque o con tarjeta de crédito.
• Planificación de producción o de adquisición de los productos a vender: En base a las ventas proyectadas, a los stocks al inicio del año y que stock se desea tener al finalizar el año, se proyecta las necesidades de producción o de stock de cada producto en cada momento del año, cuál será su costo de fabricarlo o adquirirlo, si para obtenerlo se abona en efectivo, o a plazo.
• Planificación comercial: Se establecen para el año calendario que acciones se realizarán cada mes para la comercialización de cada producto como ser semana de descuentos, envío de mailing, fuerza de ventas, publicidad, alianzas estratégicas, nuevos canales de comercialización, marketing digital. En este caso se calendariza cada acción, el objetivo que se espera con la misma, quien será su responsable y su costo.
• Planificación del Flujo de Fondos Proyectado: Teniendo en cuentas los importes proyectados a vender cada mes de cada producto, en qué momento se planea que ingresarán los cobros (ya que se puede cobrar en efectivo o con cheque a plazo) y se resta los egresos por pagos mensuales por costos de fabricación o compra de producto, se planifica cada mes si existirá exceso de liquidez o se necesitará momentáneamente recurrir a financiamiento externo y a que costo.

 

Manejo de contingencias y planes alternativos

Toda planificación implica pensar que lo planificado puede no ser ejecutado o ser realizado de manera distinta a la prevista, por lo que se requiere en cada ámbito tener planes alternativos de acción si algo falla. Sería un “Que pasa si”.

¿Algunos posibles que pasaría si?: Como actuar si pierdo mi principal cliente, que hago si mi socio quiere retirarse de la sociedad, como procedo si se establecen nuevos competidores, como me financio si mis clientes retrasan sus pagos o el banco no me renueva un préstamo, por solo pensar alguna de las miles de contingencias que podrían ocurrir y que es mejor tener escenarios pensados, para anticiparse a los problemas y tener planes de contingencia.

De esta forma, vemos que la planificación es apta para todo tipo de empresas y solo requiere verla en su conjunto, ver que resultados deseo en el tiempo para cada área, que acciones debo llevar a cabo para llegar a tal fin, estableciendo controles periódicos para detectar desvíos y corregirlos.

Así la planificación implicará tener un tablero de control de las principales variables que hacen al éxito del proyecto, controlarlas periódicamente y llegado el caso a corregirlas.